NIEUWS 20-12-2018

Archief opruimen? Denk aan de bewaarplicht!

Veel organisaties vinden het einde van het jaar een goed moment om de archieven eens flink op te schonen. Maar als ondernemer ben je verplicht om je administratie voor de belastingdienst minimaal zeven jaar te bewaren.

Alle voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens moeten bewaard blijven. Dit betreffen zowel gegevens op papier als digitale gegevens. Officieel moeten gegevens zelfs bewaard worden in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Verder dienen de stukken eenvoudig en leesbaar bij een belastingcontrole aangeleverd te kunnen worden. Wordt niet voldaan aan de bewaarplicht? Dan riskeert u een boete en/of zelfs strafrechtelijke vervolging. Het verlies van gegevens door bijvoorbeeld brand of diefstal is geen legitiem excuus, dus zorg voor een goede opslag en back-up-faciliteit.

De wettelijke bewaartermijn voor administratieve gegevens bedraagt, zoals reeds genoemd, zeven jaar en begint pas te lopen na afloop van het boekjaar. Als uw boekjaar eindigt op 31 december dan mag u na 31 december 2018 uw administratie over 2011 en ouder weggooien. Voor bepaalde zaken zoals onroerende zaken, elektronische diensten en telecommunicatiediensten geldt een langere bewaartermijn van 10 jaar. Dit heeft er mee te maken dat er gedurende de looptijd nog een herziening van de btw-aftrek kan plaatsvinden. 

Om te voorkomen dat uw gegevens en/of persoonsgegevens  op straat komen te liggen en zodoende een datalek vormen is het noodzakelijk om uw gegevens zorgvuldig te vernietigen door bijvoorbeeld een gespecialiseerd bedrijf in te schakelen. U mag uiteraard uw administratie langer bewaren dan de bewaarplicht. Houdt u dan wel rekening met de bepalingen omtrent met name eventuele persoonsgegevens, welke voortvloeien uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Let op: heeft u uitstel gekregen voor het doen van belastingaangifte of heeft uw accountant dat voor u aangevraagd? Dan wordt de bewaartermijn formeel verlengd  met dit uitstel. 

Arnold Eijlander AA RB is verbonden aan Verax Accountants B.V.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw adviseurs  via www.verax-accountants.nl of telefoonnummer 0578-574466.

← Terug naar overzicht